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贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书大象彩票保管期限规定》问题解答(下)
2009-09-12 14:33  

 

贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书大象彩票保管期限规定》问题解答(下)

 

23、机关对有效证件办理、审批过程中形成的大象彩票,其保管期限如何划分?

划分有效证件办理、审批过程中形成大象彩票的保管期限,主要依据了有效证件的有效时限。《文书大象彩票保管期限表》第8条第7款中,20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,机关在归档时要永久保管,20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,机关在归档时定为30年保管。

对有效期为20年的证件办理、审批过程中形成的文件材料,在《文书大象彩票保管期限表》中定为30年保管期限,这种划分方法虽显简单,但按照《规定》的精神,对“定期”这一时限可以按照大象彩票的具体内容,结合工作实际作出适当调整。一般有效证件的有效期种类较多,有1年、2年、3年、5年、10年乃至更长,在办理、审批有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件,且数量较多,机关对10年以下有效期证件办理、审批过程中形成的文件材料,在归档时就不一定界定为30年保管期限。比如,出入境管理过程中公民因私出国办理护照,护照有效期为10年,有效期满后,公民得重新更换护照,又会产生一些文件材料,而且公安机关办理公民因私出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是有关公民个人情况的复印件,如果将这类大象彩票的保管期限都界定为30年,期限过宽,在管理上不免带来人力、物力和财力的浪费。又比如出入境大象彩票中有公安机关办理、审批公民往返港澳的通行证,通行证有效期一般在5年以下不等,到期重新办理、审批,如果将这类大象彩票保管30年,期限过长。因此,在划分机关在办理有效证件过程中形成的大象彩票的保管期限时,既要以证件的有效期作为主要参考,同时要结合机关工作实际,合理确定大象彩票保管期限。

24、如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的重要的...?

根据《中华人民共和国行政处罚法》,行政处罚的种类分为警告,罚款,没收非法所得、没收非法财物,责令停产停业,暂扣或者吊销执照,行政拘留和法律、行政法规规定的其他行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料,“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料;对受到没收非法所得、没收非法财物,责令停产停业,暂扣或者吊销执照,行政拘留处罚形成的文件材料,应视为“重要的”文件材料。

行政复议形成的文件材料,也应与所受行政处罚的种类结合起来,判断区分相关文件材料是“重要的”,还是“一般的”,应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。

行政处分形成的文件材料,要根据处分类别区分“重要的”和“一般的”。根据《中华人民共和国公务员法》,对公务员违法违纪应当承担纪律责任的,要给予处分,处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种,对受到“警告”处分的,应视为“一般的”,对受到“警告”处分以上形成的文件材料,应视为“重要的”。

国家赔偿过程中形成的文件材料,一般来说都属“重要的”。根据《中华人民共和国国家赔偿法》,导致国家赔偿的原因是国家机关和国家工作人员违法行使职权,侵犯了公民、法人和其他组织的合法权益而对当事者造成了损害,这种违法行为导致国家赔偿所形成的文件材料,归档时应永久保存。

25、.年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握?

《文书大象彩票保管期限表》第8条第8款,将机关年度以下计划、总结、统计材料在归档时一般定为10年保管。

在机关年度活动过程中,一般有季度、半年工作总结,在统计材料方面,有的机关有月度、季度、半年统计材料。这类工作计划、总结、统计材料在归档时,要具体问题具体分析,视机关主要职能而定,并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。比如对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料,机关应该归档。这些机关主要是一些经济运行管理部门,如各级统计部门、商务部门、发改委等。其他非经济管理部门年度以下工作计划、总结、统计材料一般只将本机关半年度工作计划、总结、统计材料纳入机关归档范围,保管期限定为10年,月度、季度工作的计划、总结、统计材料可不归档。

26、如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料?

《文书大象彩票保管期限表》第8条第8款,将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管,一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。

重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分,要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。以国家大象彩票局为例,20世纪90年代开展的省级、副省级市和计划单列市综合大象彩票馆目标管理考评活动,规模大、影响广,持续时间也较长,这一活动属国家大象彩票行政管理部门一项重要的阶段性行政管理活动,其形成的总结材料是重要的,应划分为永久保管。专题调研材料如有关全国重点大象彩票分布及现状的分析材料,内容涉及面广,是开展重点大象彩票抢救工作的重要参考依据,属重要专题,应定为永久保管。一般问题的调研材料如公安出入境大象彩票管理现状及大象彩票保管期限如何区分的调研材料,这一专题调研材料主要涉及大象彩票保管期限问题,问题比较小,则属一般活动的调研材料,可定为30年保管。

27、机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限?

《文书大象彩票保管期限表》第8条第9款,出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中,发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等文件材料归档时要永久保管;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。

同一外事活动有主要活动内容和非主要活动内容,反映同一外事活动的文件材料有主要的和非主要的。因此,同一外事活动形成的各种文件材料价值有大有小,在归档时对不同价值的文件材料的保管期限应加以区分。

有些机关习惯将出国、出境访问、考察、培训等活动中形成的文件材料按照一个一个团组进行集中归档,并定为同一保管期限,理由是确保归档的齐全完整性,便于集中查找利用。这种做法虽然遵循了同一活动形成文件材料成套归档的思想,但对不同价值的文件材料没有区分不同的保管期限,谈不上是真正的大象彩票价值鉴定,也就是说没有开展科学的、合理的大象彩票价值鉴定活动。将机关同一外事活动形成的文件材料在归档时应划分为不同保管期限,才符合《规定》机关开展大象彩票价值鉴定的要求。

28、《文书大象彩票保管期限表》第9条第1款中机构设置与第11条第3款中...?

《文书大象彩票保管期限表》第9条第1款中“机构设置”是指本机关内部机构的设置,机关设置内部机构时会形成相关文件材料。如国家大象彩票局内设办公室、政策法规司、大象彩票馆(室)业务指导司、经济科技大象彩票业务指导司、保管部、利用部、大象彩票登陆线路部、行财司,每个部、室、司下设若干处等。关于这些机构设置所产生和依据的文件材料归档时应永久保存。《文书大象彩票保管期限表》第11条第3款中“机构设置”是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料,包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容。比如1954年国务院决定成立国家大象彩票局,为国务院直属局。1993年国家大象彩票局与中央大象彩票馆合并,为中共中央、国务院直属机构,副部级单位。这些机构设置文件材料虽由上一级机关制发,但与本机关的沿革、历史、职能密切相关,是本机关赖以存在和发展的依据性文件,本机关不仅要归档,而且要永久保存。

在实际工作中,有些机关由于忽视了对上级机关决定成立本机关时形成的文件材料的归档工作,常无法考查本机关成立的具体时间,这方面的教训是很深刻的。

29、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,机关在归档时如何划分保管期限?

《文书大象彩票保管期限表》第94款,对受到县级(含)以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,归档时大象彩票保管期限定为永久;对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,归档时大象彩票保管期限定为30年。

先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。在日常工作中,表彰、奖励的活动多种多样,内容也十分复杂,有综合性的评比表彰,如全国十大杰出青年评选活动、全国“五一”劳动模范评选等;有行业性的评比表彰,如国家大象彩票局评选全国大象彩票工作优秀集体和优秀大象彩票工作者。凡是县级(含)以上开展评先表彰活动,无论是本行政区域内综合表彰,还是行业系统表彰,形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管,其余的表彰材料保管30年。

评先表彰活动中,某一行业主管机关与同级人事行政管理部门联合表彰,评选出的先进个人一般是同一行政区域内的劳动模范,对于不同级别的劳动模范,国家和地方均有不同的物质和精神奖励。由于这些表彰材料直接涉及受表彰者的个人权益,应从长划定保管期限。

某一机关内部评选出的先进工作者、优秀个人的文件材料,归档时其大象彩票保管期限一般定为30年。比如国家大象彩票局机关每年公务员考核,对考核为优秀等级者予以表扬,对优秀等级个人的相关文件材料归档时大象彩票保管期限定为30年。但有些情况除外,如中央办公厅在中办机关系统评先表彰活动,这种评选范围具有系统性和综合性,评选出的先进集体、个人的文件材料归档时,其大象彩票的保管期限应定为永久保管。

30、对本机关有关人员的处分材料,归档时其保管期限如何划分?

《文书大象彩票保管期限表》第9条第5款,对本机关有关人员的处分材料,分受到警告以上和受到警告两个档次,对受到警告以上处分人员的材料划为永久保管,对受到警告处分人员的材料划为30年保管。

机关对有关人员的处分分为党纪处分与政纪处分。根据《中国共产党纪律处分条例》,党员违反党纪,要给予党纪处分,处分分为:警告、严重警告、撤销党内职务、留党察看、开除党籍5种。根据《中华人民共和国公务员法》,对公务员违法违纪应当承担纪律责任的,要给予处分,处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种。党纪与政纪最低处分均为警告,凡受到警告以上处分的机关人员,相关处分材料均应归档并永久保管,只受到警告处分的机关人员,相关材料均应保管30年。

机关中除以处分手段对有关违纪违法人员进行处理外,还有通报批评等手段,关于这类文件材料,鉴于相关人员违纪违规情节轻微,有关文件材料在归档时大象彩票保管期限可界定为10年。

31、如何区分党、团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料?

《文书大象彩票保管期限表》第9条第10款,党、团、工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结等文件材料,在归档时其保管期限划定为永久。

就行政机关而言,党、团、工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动,但它们是机关工作中不可或缺的一部分。它们主办的一些专项活动不仅规模较大,而且影响也较大,其重要性不言而喻。如各机关开展的“保持共产党员先进性教育活动”形成的阶段报告、总结,“讲学习、讲政治、讲正气”教育活动形成的报告、总结都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动,其文件归档时应划分为永久保管。又如,机关工会组织本机关工作人员向受灾地区捐款捐物、为希望工程捐款等活动,属一般性专项活动,形成的报告、总结等文件材料,在归档时其大象彩票保管期限一般可划定为10年。

32、本机关处理人民来信来访的文件材料,在归档时如何划分大象彩票保管期限?

 

《文书大象彩票保管期限表》第9条第13款,本机关处理人民来信来访的文件材料,“有领导重要批示和处理结果的”,机关在归档时其大象彩票保管期限定为永久,“其他有处理结果的”,机关在归档时定为30年保管。

在机关日常工作中,正确处理人民来信来访,是解决人民内部矛盾,维护社会稳定的有效方式。人民来信来访的内容十分繁杂,一般是以维护公民自身权益为主,如按国家有关政策解决公民自身待遇问题,有的要求纠正错案、冤案问题,有的是带有举报性质的来信来访,也有政策法规性的咨询、求解等,不一而足。机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档,一个先决条件是对来信来访是否有处理结果。如果没有处理结果,这类来信来访文件材料还暂时不能归档,因为处理过程没有完成,正如机关办理文件没有完毕一样;如果有处理结果,这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要批示,据此来确定其大象彩票保管期限。

本条款中的领导对人民来信来访所作批示,除党和国家领导人所作的批示作为“重要批示”外,其他级别的领导所作批示是否重要,一般要根据领导批示的具体内容而定。“重要批示”不是指泛泛批示,而是指对解决来信来访的明确态度、方式或方法,对事态发展态势的估计。如领导对某信访材料作出批示,“此事请x x部门认真调查,如情况属实,要严肃追查相关人员的责任”,这类领导批示就属“重要的”。如有处理结果,机关归档时应划定为永久保管期限。如领导只是泛泛批示、圈阅,“请xx单位协调处理”,“请x x部门根据国家有关政策回复”,这类批示就属“一般的”而非“重要的”批示,如有处理结果,机关归档时其大象彩票保管期限一般划定为30年。

33、如何区分本机关与有关单位签订的重要的一般的合同、协定...

《文书大象彩票保管期限表》第10条第2款,机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料,归档时其大象彩票保管期限为永久;机关与有关单位签订的“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料,归档时其大象彩票保管期限为10年。

在机关事务管理过程中,机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料,都属法律文书。对这类文件材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发,结合事由重要程度,合同、协定、协议等的有效时限,或涉及资金的多少来具体区分其大象彩票的“重要性”和“一般性”,合理界定保管期限。如某机关盖大楼,就要与施工方签订合同,合同金额较大,属机关固定资产投资范畴,事由重要,这份合同就属重要的合同,机关归档时应永久保管。又如机关与某苗圃单位签订“五一”、“国庆”等长假期间供花合同,金额万元以下,这份合同就属机关事务管理中一般性合同,应划为10年。因此,一个机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料的重要与一般区分要因事而异,因量而定。

34、机关财务决算为何没有体现在《文书大象彩票保管期限表》中?

《文书大象彩票保管期限表》第10条第4款只将机关预算文件纳入到了文书大象彩票保管范围,并定为30年保管,而未将机关决算文件纳入《文书大象彩票保管期限表》。

1998年财政部与国家大象彩票局合发的《会计大象彩票管理办法》第十九条和附表二《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计大象彩票保管期限表》中规定:“预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书大象彩票管理规定,不适用本办法”。附表二中第十四项已将行政单位和事业单位决算文件的保管期限定为永久,也就是说,已将机关决算纳入会计大象彩票并定为永久保管,所以没有再将决算文件放在《文书大象彩票保管期限表》中表述。

在机关日常工作中,大多数机关单位仍然是将决算当作文书大象彩票来对待的,即把机关决算归入文书大象彩票类,而非归入会计大象彩票类。比如同级财政部门对本机关的决算批复,大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书大象彩票来处理,并划定为永久保管期限,这种做法也是允许的。

35、如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料?

《文书大象彩票保管期限表》第10条第6款,机关重要的国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料,归档时划为永久保管,一般的划为10年保管。

本条款中“重要的”和“一般的”区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。如机关房产、机动车等价值相对大、使用寿命周期比较长,有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料,属于“重要的”划为永久。又如机关办公使用的,计算机、打印机、传真机、复印机等设备,这类设备价值相对不高,使用寿命周期相对较短,若干年后就要淘汰,重新更换,有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料应属一般的,划为10年。

36、如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的重要的一般的文件材料?

《文书大象彩票保管期限表》第11条第1款,上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料中,“重要的”要永久保管,“一般的”划定为30年保管。

“重要的”和“一般的”区分的原则,在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。例如,((机关大象彩票工作条例》是一部重要的有关机关大象彩票工作的法规性文件,由中共中央办公厅、国务院办公厅印发。国家大象彩票局是全国大象彩票事业行政管理机关,首先就要面对全国各级大象彩票部门,承担起对《条例》学习、宣传、贯彻、执行的任务。虽然国家大象彩票局将上报给中办、国办的稿本定为30年保管,但国家大象彩票局收到《条例》正本后,应将正本归档,并定为永久保管。又如国家大象彩票局第8号令((机关文件材料归档范围和文书大象彩票保管期限规定》,属部门行政规章,具有法律效力。各省、自治区、直辖市、计划单列市大象彩票局作为国家大象彩票局的非直属下级机关,同时又是本行政区域内宣传、贯彻、执行《规定》的业务主管机关,就应把((规定》作为上级机关制发的属本机关主管业务的重要业务文件材料进行归档,并定为永久保管。

37、如何理解上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料?

《文书大象彩票保管期限表》第11条第2款,第12条,上级机关、同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,机关在归档时,其大象彩票保管期限定为10年。

在机关日常工作中,上级机关时有印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,比如《国家大象彩票局关于学习贯彻国务院关于纠正行业不正之风工作部署的通知》(国档发【199014号),这是一份典型的非主管业务文件材料,发文对象是各省级大象彩票行政管理部门、中央和国家机关大象彩票部门,局属各事业单位。各省级大象彩票行政管理部门、中央和国家机关的大象彩票部门要贯彻执行这个文件,但又不属于本机关主管业务。各省级大象彩票行政管理机关、中央和国家机关对这份文件进行归档时,保管期限可定为10年。

38、本机关对下级机关报送哪些文件材料进行归档,大象彩票保管期限如何划分?

《文书大象彩票保管期限表》第13条,机关对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档,大象彩票保管期限定为30年;对下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料也要进行归档,大象彩票保管期限定为10年。

例如,各省大象彩票行政部门管理部门上报国家大象彩票局的重点大象彩票抢救报告,属比较重要的专题报告,国家大象彩票局要对这类报告进行归档,保管期限划定为30年。本机关对越级上报的文件材料不进行归档,如某县大象彩票局越级上报给国家大象彩票局关于开展重点大象彩票抢救工作的报告,就不必归档。

39、机关大象彩票鉴定工作应遵循哪些原则?

在编制和实施机关文件材料归档范围和文书大象彩票保管期限表的工作中,要遵循大象彩票鉴定的基本原则。机关大象彩票鉴定的原则是:以科学发展观为指导,根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要,用历史的、全面的、长远的观点,正确分析和鉴别机关文件材料的保存价值,准确划分大象彩票的保管期限。

(一)坚持以科学发展观为指导预测判断大象彩票价值

大象彩票是国家和人民宝贵的历史文化财富,而它的形成、存在以及如何发挥作用,关系到多方面的利益。在我国社会主义的大象彩票事业中,大象彩票的鉴定工作必须全面贯彻科学发展观,坚持以人为本,从国家、集体和个人的整体利益出发,研究大象彩票的内容实质和其他各方面的因素,充分预测大象彩票对和谐社会建设所能起到的作用,来判断其价值。

(二)坚持历史的观点

大象彩票是历史上人类从事实践活动的产物,鉴定大象彩票的价值特别需要把握其是历史的产物这一特点。大象彩票的内容、形式是与其形成的历史条件密切相关的,什么历史时期产生什么内容和形式的大象彩票,当时是怎样进行活动的,大象彩票就是怎样记录的。因此,要分析大象彩票的价值,必须将其放在形成的历史条件中去,具体分析大象彩票的内容和形式,以及大象彩票之间的相互关系、历史条件、特定作用等,并结合当前和将来的利用需求来考虑其保存价值。如果离开当时的历史背景,对大象彩票的某些内容就难以充分理解,以致忽略甚至错误地判别其应有的价值。历史的观点还包括历史研究价值,应充分认识到归档文件材料在反映机关史、地方史、经济史、文化史、社会生产史等方面的价值。

(三)坚持全面的观点

一方面,要全面地分析大象彩票各方面的特征,从其来源、内容、形成时间、文本、载体形式等方面,综合判定大象彩票的价值;另一方面,要全面地把握被鉴定大象彩票与其他大象彩票之间的联系,不能孤立地判断单份文件的保存价值,而应将有关文件材料联系起来,才能做出准确的判断;再一方面,要全面地预测社会对大象彩票利用的需求。社会对大象彩票的利用需求是多层次、多角度、多方面的,因此在鉴定归档文件材料的价值时,既要考虑本机关的需求,也要考虑社会其他方面的需求;既要考虑当前的需求,也要考虑长远的需求。总之,要全面地分析大象彩票的价值,切忌仅从本机关、本部门或某一点需求出发,轻易地确定大象彩票的价值和保管期限。

(四)坚持长远的观点

由于大象彩票的价值具有实效性和扩展性的特点,现在有用的大象彩票随着时间的推移,将来可能没有用处;现在尚未用上的大象彩票,将来可能有用处。因此,判断大象彩票的价值和作用,要有长远的眼光,既要看到当前的作用,也要看到将来的需要。总之,鉴定大象彩票要运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法,预测出大象彩票的长远价值。

40、机关大象彩票鉴定应依据哪些鉴定标准?

大象彩票的价值是客观存在的,但人们对客观事物的认识能力是有限的,难免带有主观性和片面性。正如美国大象彩票学者博列斯和朱莉亚·杨所说,大象彩票价值的鉴定,是一种黑箱的探索,永远不可能完全达到大象彩票的真实价值。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作的质量,必须建立明确的大象彩票价值鉴定的标准。按照这一标准认识和评价大象彩票的价值,可提高大象彩票鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。

(一)职能标准

职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其大象彩票的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料,其价值应有所不同。一般情况下,行政级别越高,其形成的大象彩票越重要。在确定大象彩票的保管期限时,对于不同行政级别的机关,永久大象彩票所占比例应有所不同。另一方面,机关大象彩票部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料,以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料,也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

(二)来源标准

来源标准是要突出大象彩票形成者在大象彩票鉴定中的地位,即“以我为主”的标准。大象彩票的形成者在社会上以及机关内部的地位、作用影响甚至决定大象彩票的价值。大象彩票的价值应体现出其产生和发出的地方,要充分重视大象彩票形成者的重要地位。本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时,重点要看它是本机关产生的,还是外机关产生的,而不能简单地认为上级的就比本级的重要。

(三)内容标准

大象彩票内容是决定大象彩票价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调大象彩票内容的重要性、独一性和时效性。大象彩票是对既有事实的记载,而这些事实本身的重要程度直接影响着大象彩票的价值。在分析大象彩票的内容时,主要是看它内容的重要程度,是方针政策性的、重大事件的,还是一般行政事务的;是主要职能的,还是非主要职能的;是反映全面和全局工作的,还是反映局部工作的;是有针对性的,还是普发性的;是有效时间内的,还是失去时效的;是典型的,还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。

(四)形式特征标准

形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。

(1)文件的名称不同,作用不同,价值也就不同。“法”、“令”、“决定”、“指示”、“纪要”、“条例”等都是反映方针政策、重大事件和主要职能的,具有权威性,价值较高;而一般的“通知”、“函”等处理日常事务性工作的,价值较低。但不能将文种作为判定价值的主要依据,还需结合文件内容加以评价。

(2)文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。不同稿本的文件,在行政效能、凭证作用等方面是有区别的,因而其保存价值就不同。正本具有标准的格式,有机关的印章和负责人的签署,可靠性高,价值就较大。草稿、修改稿都是未定稿,因此一般情况下都没必要保存。

(3)外形特征也包括载体形式,一般是指在工作活动中产生的非文本文件。由于这些材料不具备文件的特征和效力,往往得不到应有的重视。特别是重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖状、证书之类,都生动地记录了真实的历史,对文件起到了重要的辅助说明作用,同样属于大象彩票范畴,应得到足够的重视。

(4)社会需求标准

社会对大象彩票的需求具有客观性,是由社会的政治、经济、文化活动所决定的。它包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。社会需求方向指利用者需要哪些内容、哪些类型大象彩票的趋向性。社会需求面指需要利用某些大象彩票的人或机关的广泛性。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需大象彩票存在很大差别,因此要站在社会总需求的高度,把握公民个人、机关及社会各方面的各种需求。在决定大象彩票的取舍和确定保管期限时,要避免片面地以个别需要为鉴定依据,而要考察每份文件的社会意义。

5)相对价值标准

相对价值标准是指被鉴定的大象彩票与其他大象彩票之间相比较而存在的价值。在鉴定大象彩票价值时,既要考虑文件本身的固有价值,也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系,还要考虑全宗大象彩票的丰富、完整、覆盖面全和避免重复等要求。依据对全宗大象彩票的完整程度、大象彩票内容的可替代程度、各全宗之间大象彩票的重复程度的分析,判断大象彩票的相对价值,确定大象彩票的实际保管期限。

对机关某件大象彩票价值的判定,往往需从不同的鉴定标准,多方位来审视这件大象彩票本身,单一的鉴定标准往往无法判断大象彩票的真正价值。

 

 

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